OFFICE MANAGER MET EEN COMMERCIEEL TINTJE

Vacature

In het kader van de versterking en verdere uitbouw van de organisatie Kompas Camping zoeken wij een dynamische 'Office Manager' met commerciële feeling.

Als 'Office Manager' heb je een uitdagende en gevarieerde functie die zowel commercieel-, financieel-, office-, als people management omvat.

Als eindverantwoordelijke voor de organisatie van de administratieve diensten, van de frontoffice (onthaaldiensten) en de backoffice (telefonie) over de 2 Kompas Campings ben je een goede procesbewaker en handig met administratieve processen en systemen.

Je werkt graag oplossingsgericht en realiseert hiermee een hoge klantentevredenheid voor de interne en de externe klanten. Je bent een uitstekende people manager en hebt de natuurlijke flair om een team te inspireren en te coachen.  Je bent commercieel ingesteld en gedreven om mee te werken aan een optimale klantenbezetting op de twee campings.

Je zal autonoom kunnen functioneren en op basis van je werkervaring mee bouwen aan de organisatie. Zo krijg je ook de kans om op strategisch niveau mee te denken en projecten op te zetten en ze te vervolmaken.

TAKEN:

Zie functieomschrijving

PROFIEL

  • Bachelor office management, communicatie, talen of gelijkaardig
  • Minimum 5 jaar relevante ervaring in een leidinggevende en coördinerende functie
  • Hands-on mentaliteit
  • Je beschikt over ervaring met het opzetten van interne projecten en procedures
  • Je werkt gestructureerd, met oog voor nauwkeurigheid en met een transparante communicatie naar de omgeving
  • Goede kennis van MS-officepakketten en vlotte kennisname en inzicht in diverse softwareprogrammas (reserveringsprogramma, tijdsregistratie, …)
  •  Je beschikt over een goede kennis van het Frans en het Engels
  • Je wil graag mee bouwen aan de organisatie en bekijkt de zaken steeds op een constructieve manier
  • Je bent woonachtig  in de regio en hebt eigen vervoer 

VERLONING

Marktcompetent salaris aangevuld met extra-legale voordelen (hospitalisatieverzekering, onkostenvergoeding, eco-cheques)

SOLLICITEREN

Stuur uw kandidatuur en CV naar bart.ocket@kompascamping.be tegen uiterlijk 30 november 2017.

Meer info bij Bart Ocket 0491/083 784.

FUNCTIEOMSCHRIJVING

Is eindverantwoordelijk voor de organisatie van de administratieve diensten, van de frontoffice (onthaaldiensten) en de backoffice (telefonie) over de 2 Kompas-campings.

Realiseert hiermee een hoge klantentevredenheid voor de interne en de externe klanten  en werkt actief mee aan een optimale bezetting op de campings.

Vormt deel van het managementsteam en werkt actief mee aan het beleid.

RESULTAATSGEBIEDEN EN TAKEN

1)      PLANNEN, COORDINEREN EN STUREN VAN DE OPERATIONELE ACTIVITEITEN IN DE AFDELINGEN FRONT- EN BACKOFFICE  

  • Opmaken , doen uitvoeren, opvolgen en bijsturen van de personeelsplanning in de front- en backoffice in functie van een optimale personeelsbezetting in onthaal, telefonie en administratie
  • Opmaak van de uurroosters van de medewerkers front en backoffice
  • Opvolging van de inkomende en uitgaande telefonie in de backoffice ifv optimale telefoonopvang en aangepaste bezetting
  • Coördineren en controleren van de dagelijkse werkzaamheden in de afdeling
  • Systematisch werkoverleg voeren met de medewerkers
  • Opmaken, laten goedkeuren en opvolgen van de kostenbudgetten voor de afdeling
  • Uitvoeren van de nodige aankopen  inzake bureelmateriaal en uitrusting
  • Controleren van alle inkomende facturen met betrekking tot de werking van de afdeling
  • Opvolgen van de werking van het reserveringssysteem en de telefoniecentrale via een goede technische kennis hiervan, signaleren van knelpunten
  • Uitwerken van verbeteringsvoorstellen in functie van efficiëntere werking van de afdeling
  • Opstellen en opvolgen van boordtabellen en meetpunten met betrekking tot de activiteiten in de afdeling in functie van verhogen van de klantentevredenheid en de efficiëntie
  • Verantwoordelijk voor de opvolging en uitvoering van de communicatie naar klanten tgv facebook en websiteposts, meldingen nav klantenbevraging, reviewsites
  • Uitvoeren van alle interne communicatie in de afdeling met betrekking tot het prijzenbeleid, de arrangementen, de betaalmogelijkheden

2)      MEDE REALISEREN VAN EEN OPTIMALE KLANTENBEZETTING OP DE CAMPINGS

  • Frequent opvolgen van de klantenbezetting op basis van rapportering uit het reserveringssysteem
  • Verstrekken van instructies inzake aanpak, verkoop, prioriteiten aan het personeel in onthaal en telefonie
  • Uitwerken, (doen) uitvoeren en opvolgen  van de nodige acties naar de klanten en partners met betrekking tot de jaarlijkse reservaties
  • Bekomen en opvolgen van optimalisatie in het reserveringssysteem ifv maximaal rendement van de kampeerplaatsen en de verhuurfaciliteiten
  • Meewerken aan de opmaak, kost- en omzetberekening van verblijfsarrangementen
  • Opvolging van de website en de goede werking van het online reserveringsssyteem in samenwerking met de externe partners (Pasar, marketingbureau)

3)      PLANNEN, COORDINEREN EN STUREN VAN DE ADMINISTRATIEVE PROCESSEN

  • Doorlichten, aanpassen ifv verbetering van de verschillende administratieve processen in het bedrijf
  • Opvolgen en bewaken van de goede uitvoering van deze processen in het bedrijf
  • Beheren, toewijzen en opvolgen van de administratieve taken met betrekking tot de boekhouding, de personeelsadministratie, het algemeen secretariaat
  • Administratief ondersteunen van het HR-beleid
  • Verantwoordelijk voor de operationele communicatie met de financiele diensten en het sociaal secretariaat
  • Verantwoordelijk voor de opmaak en opvolging van de uitgaande facturatie naar de klanten en de partners en het debiteurenbeheer hierop
  • Uitwerken en opvolgen van de procedures met betrekking tot kassabeheer en geldstromen van de onthaalkassa’s
  • Opvolging van de gelddepositos aan de bank

4)      RAPPORTERING VOEREN OVER EEN AANTAL INDICATOREN VAN DE AFDELING EN VAN DE CAMPINGS

  • Bezetting en omzet van de verschillende verblijfsmogelijkheden op de campings
  • Statistieken en prognoses bezetting en overnachtingscapaciteit  ifv marketing- en promotieacties
  • Omzetten van de verkoop aan het onthaal
  • Bezoekers- en overnachtingsgegevens
  • Klantentevredenheidscijfers
  • Zorgen voor een efficiente  financiele rapportering in samenwerking met de externe ondersteunende financiele diensten

5)      AANSTUREN EN OPVOLGEN VAN DE MEDEWERKERS VAN DE AFDELING TENEINDE DEZE BETROKKEN EN DESKUNDIG TE MAKEN EN MEE TE HELPEN AAN HET VERHOGEN VAN DE PERSONEELSTEVREDENHEID

  • Houden van functionerings- en evaluatiegesprekken
  • Coachen en aansturen van de medewerkers
  • Kwaliteits/klantenservice-bewustzijn ontwikkelen
  • Opstellen van opleidingsplannen voor de medewerkers van de afdeling
  • Signaleren van opportuniteiten en knelpunten in functie van loopbaanplanning van de medewerkers
  • Informeren van medewerkers over functie-, dienst- of organisatie gebonden zaken d.m.v. een structureel gepland overleg

6)      DEELNEMEN EN ACTIEF MEEWERKEN AAN HET MANAGEMENTSOVERLEG TENEINDE TOT WELOVERWOGEN EN GEDRAGEN BEDRIJFSBESLISSINGEN TE KOMEN

  • Deelnemen aan het operationeel management overleg
  • Actief nadenken, voorstellen doen en meewerken aan de totstandkoming van beslissingen met betrekking tot kwaliteitsverbetering, kostenbesparing, bedrijfsactiviteiten e.d.
  • Meewerken aan het voeren van de interne en externe bedrijfscommunicatie

7)      BEVORDEREN VAN DE EIGEN PROFESSIONELE ONTWIKKELING

  • Volgen van de nodige opleidingen en integreren in de eigen werking
  • Volgen van berichtgeving rond functiegebonden onderwerpen en hierover communiceren

 KERNGEGEVENS EN PLAATS IN DE ORGANISATIE

  •  Rapporteert rechtstreeks aan de algemeen directeur
  •  Geeft rechtstreeks leiding aan :
    • Verantwoordelijke en medewerkers onthaal Nieuwpoort
    • Verantwoordelijke en medewerkers front- en backoffice Westende
  • Totaal aantal medewerkers in de organisatie (excl. Jobstudenten) :
    • Openingsperiode campings (8 mnd.) :  8 medewerkers
    • Sluitingsperiode campings (4 mnd.) : 3 medewerkers
    • Kostenbudget (incl. Personeel) : 400 000 €
    • Omzetbudget : 150 000 € (verkopen aan onthaal)